Transparansi Keuangan  

   

SOP Bagian Umum

Details
         
SOP BAGIAN UMUM
         
SOP Administrasi Tata Persuratan
    Surat Masuk
1. Penerimaan surat masuk
  Menerima dan meneliti kebenaran surat dan mengembalikan surat yang salah alamat Petugas Surat Masuk 15 Menit
Mensortir dan memisah-misahkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi, apakah rahasia, penting atau biasa. Petugas Surat Masuk 15 Menit
2. Pencatatan Surat Masuk
  Mencatat surat masuk ke dalam kartu kendali surat masuk, dan jika surat bersifat penting dan butuh tindak lanjut segera maka ditambahkan lembar disposisinya. Petugas Surat Masuk 15 Menit
Mencatat seluruh surat masuk dalam buku agenda surat masuk. Petugas Surat Masuk 15 Menit
3. Pengelolaan surat masuk
  Setelah surat dicatat dan diklasifikasikan menurut sifatnya, selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada pimpinan melalui Wasek dan Pansek untuk ditindaklanjuti yang dilengkapi dengan lembar disposisi. Petugas Surat Masuk 15 Menit
Pimpinan menerima, kemudian membaca dan meneliti kelengkapan surat masuk yang diterima. Pimpinan 15 Menit
Pimpinan memberikan disposisi kemana surat tersebut akan diserahkan dan membubuhkan paraf pada lembar disposisi. Petugas Surat Masuk 15 Menit
Setelah surat didisposisikan oleh pimpinan Pansek / Wasek / Wapan selanjutnya disampaikan kepada masing-masing unit pengolah untuk ditindaklanjuti. Petugas Surat Masuk 15 Menit
Melaksanakan pengelolaan surat masuk berdasarkan isi disposisi. Pimpinan 15 Menit
Menyimpan/mengarsipkan surat masuk yang telah selesai pemrosesannya menurut tata cara yang telah ditetapkan. Petugas Surat Masuk 15 Menit
    Surat Keluar    
  Membuat konsep surat dan disampaikan kepada bagian pengetikan untuk diketik. Kasub Umum 1 Jam
  Surat tersebut dicatat dalam agenda Surat Keluar dan diberi nomor dan tanggal oleh petugas yang kemudian dibuat kartu kendali surat keluar yang diparaf petugas Petugas Penomoran 15 menit
  Menyampaikan konsep surat yang telah diketik dan diberi nomor kepada pimpinan untuk mendapat paraf persetujuan dan apabila ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali ke pimpinan. Petugas
Pengetikan
15 menit
  Konsep yang sudah disetujui oleh Pimpinan dipilah dan digandakan lalu ditandatangani oleh pimpinan Petugas Pengetikan 15 menit
  Bagian pengiriman mencatat surat yang akan dikirim kedalam buku ekspedisi surat keluar untuk selanjutnya dikirim ke alamat yang dituju. Petugas pengiriman 20 menit
SOP Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
    Keperluan Sehari-hari Perkantoran    
Pengelola melakukan pencatatan kebutuhan sehari-hari perkantoran (barang persediaan) yang akan diadakan berdasarkan pengajuan Petugas Barang Persediaan 2 Jam
Membeli barang-barang kebutuhan kantor sehari-hari/ATK sesuai dengan daftar yang telah dibuat dan disetujui pimpinan. Petugas Barang Persediaan 2 Jam
Petugas pengelola barang persediaan menginput data kedalam aplikasi persediaan dan selanjutnya melakukan rekonsiliasi dengan pengelola aplikasi SIMAK BMN minimal 2 (dua) kali setahun. Petugas Barang Persediaan 2 Jam
Petugas pengelola barang persediaan mendistribusikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan) Petugas Barang Persediaan 2 Jam
Petugas pengelola barang persediaan melakukan opname fisik barang persediaan minimal 2 (dua) kali setahun. Petugas Barang Persediaan 2 Jam
Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan kepada atasannya. Petugas Barang Persediaan 2 Jam
Membuat rencana umum dan pembiayaan pengadaan inventaris dan BMN. Petugas Barang Inventaris 2 Jam
Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang dan diumumkan melalui website Panitia/
Pejabat
Pengadaan
1 Jam
Setelah proses pengadaan pejabat penerima barang memeriksa dan menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang. Panitia Penerima Barang 1 Jam
Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas aplikasi SIMAK BMN. Panitia Penerima Barang 1 Jam
Petugas aplikasi menginput data pengadaan ke dalam aplikasi SIMAK BMN. Panitia Penerima Barang 1 Jam
Kemudian petugas aplikasi SIMAK BMN melakukan rekonsiliasi (menyamakan data) dengan petugas pengelola aplikasi SAKPA setiap bulannya. Petugas Aplikasi 2 Jam
Selanjutnya pengelola SIMAK BMN melakukan rekonsiliasi (menyamakan data) dengan KPKNL minimal 2 (dua) kali setahun. Petugas Aplikasi 2 Hari
SOP Pemeliharaan
    Pemeliharaan Gedung dan bangunan
  Gedung Kantor    
Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung kantor kepada pimpinan secara berjenjang sejak dari pengusulan sampai pelaksanaan pekerjaan Petugas Barang Inventaris 15 Menit
Melakukan pemeliharaan gedung kantor dan halaman.Membayar tagihan rekening listrik, air, dan telepon setiap bulannya.   2 Minggu
Melakukan pencatatan tentang pekerjaan pemeliharaan gedung kantor dan material yang digunakan.Mengajukan rancangan kegiatan pemeliharaan gedung dan bangunan rumah dinas kepada pimpinan secara berjenjang. Petugas Barang Inventaris 2 Jam
  Pemeliharaan Kendaraan    Dinas Roda 2 dan 4
  Melakukan perawatan kebersihan kendaraan dinas roda 2 dan 4 secara rutin. Petugas Barang Inventaris 10 Jam
Memeriksa dan mengecek kelengkapan kendaraan dinas roda 4 dan 2 secara berkala Petugas Barang Inventaris 2 Jam
Mengganti oli kendaraan dinas roda 4 dan 2 setelah mendapat persetujuan dari PPK dan mencatat waktu penggantian oli untuk kontrol penggantian berikutnya. Petugas Barang Inventaris 2 Jam
Melakukan perbaikan Kendaraan dinas roda 4 dan 2 jika terjadi kerusakan setelah mendapat persetujuan dari PPK. Petugas Barang Inventaris 1 Jam
Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan. Petugas Barang Inventaris 1 Jam
Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa berlakunya Petugas Barang Inventaris 3 Jam
    Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
    Mengontrol kondisi fisik komputer dan laptop Petugas IT 30 Menit
Melakukan perbaikan jika kondisinya mengalami kerusakan, setelah mendapat persetujuan dari PPK. Petugas IT 2 Hari
Melaporkan hasil perbaikan kepada pimpinan Petugas IT 2 Hari
Melakukan update web baik berita dan jadwal sidang. Petugas IT 1 Jam
    AC
    Melakukan perawatan AC secara rutin dan berkala. Petugas Barang Inventaris 2X setahun
Melakukan perbaikan AC yang mengalami kerusakan, setelah mendapat persetujuan dari PPK. Petugas Barang Inventaris 2 Hari
Melaporkan hasil perawatan / Perbaikan kepada pimpinan Petugas Barang Inventaris 15 Menit
Menata meubel pada masing-masing ruangan dan membuat daftar inventaris ruangan. Petugas Barang Inventaris 15 Menit
Segera melakukan perbaikan jika ada yang mengalami kerusakan setelah mendapatkan persetujuan dari PPK. Petugas Barang Inventaris 1 Jam
Melaporkan hasil penataan dan perbaikan kepada pimpinan. Petugas Barang Inventaris 2 Jam
    SOP Pengelolaan perpustakaan
    Pengelola perpustakaan mengisi buku induk perpustakaan. Pengelola Perpustakaan 1 Jam
Pengelola perpustakaan mencatat buku masuk kedalam buku klasifikasi dan buku induk. Pengelola Perpustakaan 3 Jam
Memberi nomor pada buku dan membuat katalog buku. Pengelola Perpustakaan 30 Menit
Pengelola perpustakaan membuat buku daftar peminjaman. Pengelola Perpustakaan 30 Menit
Setiap pegawai yang meminjam buku supaya mengisi daftar peminjaman yang diketahui oleh pengelola perpustakaan. Pengelola Perpustakaan 30 Menit
Buku yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan waktu yang tercantum pada daftar peminjaman atau diperpanjang kembali. Pengelola Perpustakaan 30 Menit
    SOP Penghapusan Barang Inventaris
    Pengajuan usul penetapan panitia kepada Ketua PA oleh Unit Penatausahaan Pengguna barang (UPPB). Kasub Umum 2 Hari
Ketua PA mengeluarkan Surat Keputusan Penetapan Panitia. Pimpinan 1 Hari
Panitia bekerja meneliti dan mencatat serta menilai harga limit pada barang yang akan dihapus. Panitia Penghapusan 2 Hari
Panitia mengusulkan permintaan rekomendasi ke PA dan PA menindaklanjuti usul tersebut ke KPKNL setempat untuk persetujuan penghapusan barang tersebut. Panitia Penghapusan 2 Hari
Setelah mendapat rekomendasi dari KPKNL, UPPB mengajukan usul untuk penerbitan SK penghapusan dari Kepala Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung RI. Panitia Penghapusan 30 Hari
Setelah SK dari BUA MARI terbit, panitia bekerjasama dengan KPKNL mengadakan lelang terbuka untuk penjualan barang inventaris tersebut. Panitia Penghapusan 5 Hari
Hasil Penjualan lelang barang inventaris tersebut disetorkan ke kas negara. Panitia Penghapusan 5 Hari
UPPB membuat laporan tentang pelaksanaan penghapusan barang inventaris tersebut ke BUA MARI. Panitia Penghapusan 2 Hari
Panitiamelaporkan hasil penghapusan kepada petugas aplikasi BMNuntuk dimasukkan kedalam aplikasi SIMAK BMN sebagai barang yang telah dihapus. Panitia Penghapusan 15 Menit
         

 

 

   
© - 2012 TIM TI PA TANGERANG SEKSI PENGEMBANGAN DAN PEMBAHARUAN